אגף הכספים מטפל בפעילות הכספית ובפעילות הרכש המתבצעת במכללה מתוך מטרה לשמר את המשאבים הכספיים, לנהל את הפעילות הכספית ולבצע רכש ביעילות המרבית ובעלות המיטבית, תוך שמירה על איכות, זמינות המידע ובקרה על המסגרת התקציבית.
סמנכ"ל כספים
- קשר שוטף מול הנהלת המכללה על כלל זרועותיה.
- דיווח שוטף להנהלה הפנימית ולמוסדות ההנהלה החיצוניים : ועדת כספים, ועדת מכרזים, ועד מנהל ואסיפה כללית.
- ביצוע החלטות ההנהלה .
- פיקוח על מערך הכספים: תקציב, הנה"ח וגבייה.
- קשר מול הגורמים המתקצבים.
- דיווח למוסדות חיצוניים (ות"ת, קרנות , רשם העמותות וכו').
- קשר שוטף מול יועץ משפטי.
- קשר שוטף מול יועץ הביטוח.
- קשר מול רשויות המס ( בעיקר בביקורות).
- קשר עם בנקים.
- קשר שוטף מול משרד רואי החשבון החיצוני ועריכה סופית של דוחות כספיים.
- ניהול תיק ני"ע.
- ניהול תזרים מזומנים.
- עבודה שוטפת מול המחלקות והאגפים השונים במכללה.
תכנון, תקציב ובקרה
- ניהול תקציבי המכללה: רגיל, פיתוח, ומחקר.
- תיאום, ריכוז והכנת התקציבים של כלל יחידות המכללה.
- הכנת התקציב בתיאום ובדיווח מול הועדה לתכנון ולתקצוב (ות"ת).
- הקצאת התקציב והמשאבים.
- ביצוע מעקב ובקרת תקציב שוטפים ודיווחים תקופתיים.
- טיפול בשינויי ובעדכוני תקציב, אישור פעולות תקציביות, העברות תקציביות וכו'.
- ריכוז ותיאום הדיווחים השוטפים לגורמי פנים וחוץ.
- טיפול בנושאים כלכליים, הכנת תחשיבים, בדיקת כדאיות, תמחור שירותים ופעילויות עם גורמי פנים וגורמי חוץ, אפיון כלכלי להתקשרויות ולחוזים.
- פיקוח על ביצוע רישומים חשבונאיים ותהליכי הנהלת חשבונות.
- הכנת ניירות עבודה לצורך הדוחות הכספיים.
- טיפול בנושאי מס הכנסה, קיום קשר עם רשויות המס, הגשת דוח שנתי למס הכנסה.
- מעקב ודיווח על ההשקעות במכללה.
- רישום ודיווח תרומות לייעודן המתאים.
- טיפול בדוחות מחקר /כנסים/ נסיעה לחו"ל של חברי הסגל .
- פיקוח על ערבויות בנקאיות.
- קליטת ממשקים מחשבת השכר, בדיקתם , התאמתם וקליטתם במערכת הנהלת חשבונות.
- קשר שוטף מול כל המחלקות במכללה כולל מכוני מחקר.
הנהלת חשבונות
- הוצאות – ספקים: קבלת חשבוניות, בדיקת חשבוניות, בירורים מול הרכש וגורמי חוץ, הקלדת חשבוניות, הקמת ספקים במערכת הנהלת החשבונות, תשלומים לספקים.
- תשלומים כללי: קופות קטנות, מקדמות לעובדים, מלגות, תשלום לקופת גמל, החזר הוצאות לעובדים, הוראות קבע – קלט ומעקב.
- הכנסות: קלט תנועות ממדור שכר לימוד, העברת הפקדות לבנקים, הפקת קבלות בגין תרומות, קלט הכנסות שאינן שכר לימוד.
- התאמות כרטיסי אשראי.
- הפקת חשבוניות.
- בנקים: טיפול שוטף בענייני בנקים, טיפול שוטף בהשקעות המכללה, התאמות בנקים.
- הקצבות מט"ח לנוסעים לחו"ל.
- דוחות לרשויות המס.
מדור שכר לימוד:
- הזנת נוסחאות שכר לימוד למערכת הגביה בהתאם להנחיות המל"ג.
- קבלת קהל פרונטלית, מענה טלפוני , מענה באמצעות דוא"ל ומענה בפורום שכ"ל בפורטל הסטודנט באינטרנט.
- תשלומים וגביית שכר לימוד ונלווים מהסטודנטים באמצעות הוראות קבע בכרטיסי אשראי בנוסף לגבייה בהוראות קבע בנקאיות, כמו כן תשלומי סטודנטים בכרטיסי אשראי באינטרנט.
- גביית שכ"ל מגורמים ממנים, כגון: משרד הקליטה, קיבוצים, משרד הבטחון וכיוב'.
- טיפול ודווח בזכאים להחזר שכ"ל שנה א' מול משרד הבטחון והקרן לקליטת חיילים משוחררים על פי חוק קליטת חיילים משוחררים ולימודים בפריפריה.
- החזרי תשלומים ומלגות לסטודנטים באמצעות העברות מס"ב .
- הפקת שוברי תשלום ממוחשבים .
- קשר עם כל מחלקות הלימודים במכללה.
- ייצוג אגף הכספים בוועדת החריגים בענייני שכ"ל.
- העברת ממשקי קופות מזומן, שיקים ואשראי מול הנה"ח.
- מענה לפניות של מזכירות חטיבות הלימוד/ רכזים/ מנהלי מחלקות ואגפים.
- הפקת דוחות גביה, יתרות חייבים, צפי הכנסות, תחזיות גבייה למחלקות השונות.
- בדיקת זכאויות בוגרים.
רכש:
- טיפול בכל צרכי הרכש של כלל יחידות המכללה משלב איסוף וריכוז הצרכים, בדיקת התקציב, הצעות המחיר מספקים, אספקת הרכש ודיווח.
- ריכוז ועדת המכרזים .
- פרסום מכרזים.
קשר עם ספקים ונותני שירותים - ניהול מו"מ , ריכוז ההסכמים מול הספקים, הזמנות רכש, בדיקת התאמה בין החשבונות לבין ההסכמים.